仕事や業務効率を高める方法

コンサルティングの仕事をしていると、だいたいどの会社でも「効率化」と言う言葉が社内で飛び交っている。

効率化と言うとIT化することと思われるかもしれない。

確かに最近は無料アプリや無料サービスで便利な業務効率サービスがたくさんある。

しかし、いっっぽうで自分の考え方やタイムマネジメント次第で自分のパフォーマンスをあげる=効率化を実現することができる。

今回は自分が意識的にやっている効率化の方法をまとめてみます。

 

全ての業務で時間を区切る

一人でやる作業、例えばブログをかく、資料を作る、取引先にメールを送るなどは全て時間を設定している。

これをやるには45分、あれをやるには15分と言うように。

実際にタイマーをセッティングして分単位の時間を意識して、その時間内に終わらせるようにしている。

時間を設定するだけでだらだらすることなくその業務を完了させることができる。

もっとも簡単に取り組めて一番効果がある取り組みだ。

慣れてくると時間が余ることもある

このやり方は試してみると、大概の業務は時間以内に終わらない。笑

しかし継続していくことで、自分がこの業務をどれくらいの時間で完了させられるようになるか把握できるようになる。

そしてついには時間が余るようになる。

時間が余った時、どうするか?

早く終わったので、別の仕事をやるのもいいが、僕の場合は、時間いっぱいまでその業務を見直す。

そうすることで業務の完成度を高める効果がある。

時間内に業務が終わり、クオリティの高い仕事をアウトプットできると言うわけだ。

 

1つの作業を終えるまで、他のことをしない

スマホの通知、メールの受信通知、電話など現代はとにかく新規情報を通知される時代だ。

通知されるとついついチェックしてしまい、気がついたら長時間他のことをやっていたと言う苦い経験がある。

結果、長時間かかっているのに、何一つやり終えていないと言う状況。

時間を浪費している。

これを解決するには一つの業務を終えるまで他のことをしないと決めると言うことが大事だ。

やることを一つ一つ終えてから次のタスクに取り掛かると物事が前に進む。

その業務は本当にやる必要があるか考える

人は、やることを増やすのが簡単だ。やらないことを決めることの方が大変だ。

特に今は、考えるよりまずやってみようと言うスピード感とフットワークの軽さが求められる。

しかし、その行動力と同時に、「本当にそれをやる必要があるのか」考える必要がある。

やらなくても良いことに時間を使うのはとても非効率だ。

 

番外編

相手に効率よく仕事をしてもらうコツ

仕事は一人でやれることが少ない。誰かと一緒に仕事をすることの方が多い。

しかし相手に、「もう少しやってほしいな」と思うこともあるだろう。不満に思うこともあるだろう。

そう言う時、口で言ったり指示するだけでは人はなかなか動かない。

そう言う時は、相手以上に自分がやることで背中を見せる。

すると、それまでなかなかやらなかった人も徐々に自分でやり始めることがある。

口で言って、「口やかましい人だな」と思われたり、「嫌だな」と思われ、

結果、やっぱり何も変わらないより、自分が進んでやってみると良い。

「他人と過去は変えられない、変えられるのは自分と未来」だし、

「暗いと不平を言うよりも進んで灯りをつけましょう」の精神だ。

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ABOUTこの記事をかいた人

アラフォー男子。 「Webサービスとメディアを作る」仕事をしています。 大学卒業後、サラリーマン7年間→ベンチャー企業経営5年間→フリーランス5年目へ。 -最近の研究テーマ- ◆フリーランスの働き方 ◆オンラインサロンの楽しみ方、始め方 複数のオンラインサロンで活動中|みんなとワイワイするのが好きだけど実は出不精(;^_^A