参加者に喜ばれる勉強会やイベントの主催や幹事のコツ

11月は合計で4本のイベントを主催・主催サポートをしている。

僕がやることは、

・コンセプトメイク(主催じゃない場合はしない)

・当日までに何をするかを日毎に管理する

・主催や運営グループ内の意見の整理と判断

・役割分担

・他のメンバーへのアドバイスやサポート

といったところがメインだ。

このイベント運営も数をこなしていくとどんどん慣れてくる。

イベント成功をもたらすための情報の整理と意思決定

コンセプトメイクを除けば、やっていること「情報の整理と意思決定」だけだ。

僕は、運営グループにその日会話されたことを、タイムスケジュールやWBSに「シンプルに」「結論だけを」落とし込み、

それを「わかりやすい形」でグループ内メンバーに共有する。

・決まったこと

・確認が必要なこと

・他の誰かに進めてほしいこと(いつまでにどんな形でアウトプットしてほしいのかを伝える)

そうすると、メンバーも全体感を掴みながら自分のやるべきことがわかるし、連帯感を持って前に進んでいるという実感が湧く。

このように運営者が連帯感や前に進んでいる実感を持ちながら準備できるイベントは大抵の場合「成功」する。

 

テーマを決めた飲み会やイベント

情報整理と意思決定は主にオペレーションの話だが、そもそもなぜそのイベントをやるのか?「動機」や「テーマ」からイベントは生まれる。

仮に飲み会ひとつにしてもそう。

単に飲むだけでなく、毎回テーマを理解して集まる人たちは、「共通項」があるから毎回盛り上がる。有益な時間が過ごせる・・・。

「なぜそれをやるのか」を明確にしてからイベントを組み立ててみよう。

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